كيف تنقل بيانات خيولك من Excel دون أن تفقد شيئًا؟

الملف اسمه «الخيول-نهائي-٣» وفيه ست صفحات وسنوات من العمل. وأكثر ما يؤخّر الانتقال إلى نظام ليس السعر ولا الاقتناع، بل الخوف من أن يضيع ما في هذا الملف.

ما الذي يُنقل فعلًا

وأكثر ما يُطيل النقل هو محاولة نقل كل شيء. والمعيار: ما تستخدمه اليوم أو ستُسأل عنه.

والعمود الأيمن ليس محذوفًا — يبقى في الملف كما هو ويُرجَع إليه عند الحاجة. والفرق أن ما يُنقل يجب أن يكون نظيفًا، وتنظيف كل شيء مشروع لا ينتهي.

خمس مشاكل تتكرّر في ملفات الخيول

وهذه بعينها ما يجعل النقل يُنتج بيانات مشوّهة إن لم تُعالَج قبله:

١) الاسم غير الموحّد. الحصان نفسه مكتوب بثلاث صيغ في ثلاث صفحات — بألف وبلا ألف، أو باسم مختصر. فينتقل كثلاثة خيول. وهذه أشيع مشكلة على الإطلاق.

٢) التاريخ كنصّ. «١٥/٣» أو «مارس» أو «الأسبوع الماضي». وما ليس تاريخًا حقيقيًا لا يُرتَّب ولا يُقارَن — ويصل إلى النظام بلا ترتيب زمني.

٣) الخلايا المدمجة. تجعل الجدول أجمل للعين وغير قابل للقراءة آليًا. وصفّ واحد مدموج قد يُفقد بيانات صفوف تحته.

٤) الصفّ الذي يخصّ حدثًا لا حصانًا. فبعض الصفحات فيها صفّ لكل حصان، وأخرى صفّ لكل زيارة أو مصروف. والخلط بينهما عند النقل يُنتج تكرارًا أو فقدًا.

٥) الكميات بلا وحدات. «٣» في عمود العلف — مغارف أم كيلوات؟ وما لا وحدة له لا يُنقل بمعناه.

نظّف قبل أن تنقل لا بعده

وهذا الترتيب يوفّر ضعف الوقت. لأن تصحيح مئة اسم في جدول أسرع بكثير من تصحيحها بعد أن صارت مئة ملف.

وأربع خطوات بالترتيب:

• وحّد أسماء الخيول. اصنع قائمة بالأسماء الفريدة، واجمع الصيغ المختلفة للحصان الواحد. وهذه وحدها تحلّ أكثر من نصف المشاكل.
• حوّل التواريخ إلى تواريخ حقيقية. وما لا تعرف تاريخه بدقّة اتركه فارغًا ولا تخمّنه — فالتاريخ المخترع أسوأ من غيابه.
• فكّ الدمج وأزل الصفوف الفارغة. وليكن لكل صفّ معنى واحد.
• أضف الوحدات. عمودًا مستقلًّا أو داخل القيمة، بشرط الاتّساق.

واعمل على نسخة لا على الملف الأصلي. فبعض التنظيف لا رجعة فيه، والأصل يجب أن يبقى كما هو.

فترة التوازي

ولا تُلغِ الجدول يوم النقل. شغّل الاثنين أسبوعين، وسجّل في كليهما.

وهذا يبدو مضاعفة للعمل، وهو في الحقيقة ثمن رخيص لثلاثة أشياء:

• يكشف ما نُقل ناقصًا قبل أن تعتمد على النظام وحده.
• يعطي الفريق مخرجًا — فمن يتعثّر يعود إلى المألوف بدل أن يتوقّف عن التسجيل.
• يُظهر ما لم يكن الجدول يغطّيه أصلًا وكنت تحمله في رأسك.

وبعد أسبوعين، قارن: هل هناك ما سُجِّل في الجدول ولم يُسجَّل في النظام؟ فإن وُجد، فإمّا أن حقلًا ناقص أو أن أحدًا لم يعرف أين يُدخله — والسببان يُعالَجان قبل الإلغاء لا بعده.

ماذا تفعل بالملف القديم

لا تحذفه. واحتفظ به بثلاثة شروط:

سمِّه بوضوح — «أرشيف حتى تاريخ كذا» — حتى لا يُفتح بعد سنة ويُظنّ حاليًا.

اجعله للقراءة فقط إن أمكن. فأخطر ما يحدث بعد النقل أن يستمرّ أحد في التسجيل فيه بحسن نيّة، فينشأ مصدران للحقيقة.

احتفظ بنسخة خارج جهاز واحد. فالملف الذي بقي على حاسب واحد ليس أرشيفًا محفوظًا.

وسجّل في النظام ملاحظة بأن ما قبل تاريخ النقل موجود في الأرشيف — حتى يعرف من يقرأ بعد سنوات أن الفراغ ليس فراغًا.